Seguimiento de transacciones de Venta

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Una de las actividades de mayor reto en los negocios pequeños es el tener un apropiado metodo de registrar las ventas. Consideramos que hay tres factores que limitan esta disciplina.

  1. Falsa Confianza: Muchas veces el dueño del negocio asume através de un sentimiento si sus ventas estan bien o estan mal. En ocaciones, mientras tengan diniero para pagar sus facturas, o las puedan postponer para despues, les da el sentimiento que las cosas van bien o van mal. Incluso con terminales de ventas conocidas como POS (Point Of Sale) los propietrarios no entonan al detalle las transacciones de venta. Ha sido nuestra experiencia en consultoría a pequeños negocios que fracasan en atender los detalles de venta que pueden presentar información para decisiones a futuro. Ha sido nuestra experiencia que negocios con POS se asemejan a estudiantes de música que se les otorga un violín. El tener el violín, no garantiza que  el estudiante lo toque con destreza y con entendimiento de las reglas de música. El esfuerzo constante de los negoicos en reconocer efectivamente las ventas es la columna vertebral del sistema financiero en los Estados Unidos, una práctica común en contabilidad y una oportunidad que vale oro en la mercadotécnia. Desafortunandamente, muchas veces es un reto para los pequeños negocios, muchas veces porque se conforman con el sentimenito de que las cosas van bien, al día, o al mes.
  1. Falta de experiencia, recursos o conocimiento  son otros de los factores que limitan al dueño de pequeños negocios el poder registrar TODAS las ventas adecuadamente. Los comerciantes dueños de negocios tienen el deseo de éxito, son emprendedores. Su experiencia esta en su negocio, en su oficio, y es ahí donde tiene que estar. Esta dedicación requiere de tiempo y esfuerzo, a tal grado que  muchas veces al termino del ciclo contable, entregan recíbos, cuentas de banco, notas escritas en papel y cualquier tipo de información que consideran relevante a  pseudo contadores, “book keepers”, no necesariamente profecionales en el arte de contabilidad, a que les hagan sus libros. Muchas veces el dueño del negocio, no tiene la capacidad para contratar contadores, o no tiene el tiempo, la eneregia o el conocimeiento para poner información y generar reportes financieros, y asi es como informacion relevante se pierde mes a mes, semana a semana.
  1. Sentimiento de propiedad. Sorpresivamente ese sentimeinto de propiedad en ocaciones es el más dañino a ésta práctica. Como dueño que ha tenido muchos sacrificios, retos, y ha sobrellevado muchos obstáculos para establecer su negocio. Creen que esto les da la autoridad a decir, “hago lo que yo quiero y como yo lo quiero” sin saber que al no registrar TODAS las ventas del negocio adecuadamente, se dañan a si mismos.

Es en la transacción de la venta donde se llevan a cabo múltiples elementos que si se regístran adecuadamente, no solo el efectivo sino la transaccion entre el cliente y los servicios o productos, que se adquire información relevante para decisiones comerciales y de mercadotécnia y que darán una ventaja competitiva en el negocio. Información que si se regístra y se analíza, es una mina de oro para futuras decisiones. Hay que recordar que una vez establecido el negocio, ya no es el dueño o el banco quienes fiancían  las operaciones, sino el cliente en la compra de servicios o productos. Es en el entendimiento y en el análisis de información de la transacción en donde se obtiene informacion reelevante. Los POS registran tiempo , producto, modo de pago y lugar dentro del negocio y esta informacion es reelevante.

Si el negocio no utiliza POS, entonces se requiere establecer un sistema metódico para registrar las ventas  y hacer segimiento de información que diga algo de cada transacción. Un sistema sólido que analíce cada transacción también ayuda  a prevenir que otros, ya sea empleados, socios o el mismo dueño, caígan en la trampa del dinero “facil”que se presenta en la ocasión de la venta o caja registradora. Ese dinero “fácil” muchas veces no se registra en la venta.    Si se tiene un sistema estrícto de registro de ventas, prevendrá incluso al dueño de que se utilice dinero de la caja.

La solución primordial a éste tema, es la convicción de que TODAS las ventas-transacciones se registren a detalle no solo del valor del efectivo sino de todas aquellas circunstancias en las que se llevan a cabo. Esta información, la más que se pueda, es relevante para deciciones comerciales. Números en sequencia, pasos, protocolo, procesos, reportes y mucha otra documentación  de cada transacción, contribuyen a una cultura de honestidad,  certeza y precisión que ayuda al exito del pequeño negocio.

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