Estado de pérdidas y ganancias, ¿Por qué son importantes para el dueño de pequeños negocios?

Una de las prácticas menos usadas en la administración de negocios pequeños es el uso regular de estados financieros. Es una muy buena práctica el producir estado de pérdidas y ganancias cada mes y almenos un estado de balance cada trimestre para revisar y monitorear el comportamiento de cualquier negocio. Así como se pone atención al velocímetro, la temperatura y los niveles de gasolina en un carro, y se manda;cada tres meses o 10 mil millas al servicio; así mismo se tiene que tener la rutina y la práctica constatne de la preparación de estados finacieros para asegurar la longevidad del negocio.

El estado de pérdidad y ganancias provee una foto instantanea de las pérdidas o ganacias incurridas en el periodo de un mes atraves de una lista estructurada de cuentas. Parece que es mucho trabajo, pero es prácticamente sencillo y rápido una vez que se esta acostumbrado a hacerlo con rutinas específicas y con una forma pre-establecida. Es importante porque permiten ever oportunidades o problemas a futuro. El estado de pérdidas y ganacias permite monitorear el comportamiento del negocio y es un sistema cierto para monitorear gastos mensuales. Esta rutina práctica y simple provee información al corriente con la cual se pueden hacer decisiones pertinentes en la operación del negocio

Es muy común que los dueños de pequeños negocios no sepan o no practiquen éste ejercicio, y en cambio, entregan sus facturas y recibos de ventas a un “book keeper” (oficina contable que no es Contador Publico Certificado (CPA)). De vez en cuando o en ocaciones cada trimestre esa oficína presenta un reporte cumulativo de ingresos y de gastos. Hemos visto reportes que no incluyen cuentas estructuradas o categorizadas. Este tipo de reportes estan en ocasiones muy tarde y muy mal estructurados que no son del todo útiles para el dueño del negocio para hacer una decisión o una corrección a las practicas del negocio de manera urgente o precisa. En ocaciones muchas veces se pienasa que al mandar la información a un Contador uno ya no se tiene que preocupar de los estados financieros. Es importante enfatizar que no hay un substituto de información que sea apropiado, preciso y consistente como los estados de pérdidas y ganancias, y nadie se debe de proocupar más de él que el propio dueño.

Tal vez, el obtstaculo más común que limita al dueño del negocio es la situación optimista del flujo que experimenta el negocio y mientras las cosas parescan que van bien y que estan hacienda dinero, ¿por qué proscuparse? Pero las apariencias pueden ser falsas. El tener unas cuantas semansa buenas sin saber los gastos precisos que estan ayudadno a ese flujo de efectivo, trae siempre sorpesas a futuro.

Otra barrera común para no generar estados de pérdidads y ganancias mensualmente es el famoso mito de que “en el negocio, se llevan tres o cinco años para hacer dinero” Esto es falso. Un negocio tinene que hacer dinero el primer mes, y el segundo y el tercero para poder pagar los prestamos o los gastos de operacion. Para hecer dinero a largo plazo se tiene que hacer dinero cada mes , y uno se refiere al estado de pérdidas y ganacias para valorar el por qué no o el por qué si se esta haciendo dinero y asi crear un plan de acción para el siguente mes

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